یک شرایط محیطی خوب می‌تواند بر رشد ارزش‌های پرسنل، افزایش توان و بهره‌وری آنان اثرگذار باشد؛ به همین دلیل علم مدیریت انسانی یا ارگونومی برای رهبران و مدیران سازمان از اهمیت بالایی برخوردار می‌باشد.
در ادامه این مطلب با ما همراه باشید تا با ویژگیهای یک محیط خوب آشنا شوید.
شرایط محیطی چیست؟
امروز با پیچیده‌تر شدن ساختار و عملکرد سازمانها، سازماندهی محیط کار و ایجاد محیطی آرام و بهره‌ور در سازمانها طوری که باعث فعال شدن نیروی انسانی، شادابی آن‌ها، حذف خطرات احتمالی، افزایش کیفیت در کار و در نهایت دستیابی به بهره‌وری مورد نظر شود، از دغدغه‌های مدیران اجرایی و سرپرستان سازمانها است.
نتایج حاصل از مطالعات مربوط به نیروهای انسانی، نشان می‌دهد که توسعه نیروهای انسانی بهره‌ور به طور مستقیم در دستیابی به بسیاری از اهداف سازمانی نقش بسزایی دارد. ارائه خدمات موثر، بر اثر ایجاد فضا و محیط‌های بسیار مناسب و سالم به دست می‌آید.
اینکه این فضا و محیط در سازمانی دولتی باشد یا خصوصی و یا فضای باز باشد یا بسته، مهم نیست، آنچه اهمیت دارد ایجاد خشنودی و رضایتمندی در نیروی انسانی است تا بتواند با روحیه ای شاد و احساس امنیت در شغل خود به فکر یا تلاش در انجام هرچه بهتر وظایف خود بپردازد و نتایج ارزنده ای را نصیب سازمان خود کند.
برای رفع بیگانگی با کار باید عوامل سازمانی و فرهنگی را شناخت لذا در تلاش برای رفع بیگانگی با کار باید سعی شود که عوامل سازمانی و عوامل فرهنگی همگام با هم مورد توجه قرار گیرد و به هر دو عنصر سازمان و فرهنگ پرداخته شود.
امروزه اهمیت ارتباط این دو عامل در کشورهای پیشرفته به قدری است که از تلفیق این دو عامل فرهنگ و سازمان رویکردی تحت عنوان فرهنگ سازمانی شکل گرفته است که به صورت یکی از بحث‌انگیزترین موضوع‌ها در رفتار سازمانی و جامعه‌شناسی سازمانها درآمده است.
عوامل ساختاری سازمانها
پیچیدگی
پیچیدگی به میزان تفکیکی اشاره می‌کند که در سازمان وجود دارد، و به سه دسته تقسیم می‌شود:
تفکیک افقی: حد تفکیک بین واحدهای سازمانی براساس موقعیت اعضای سازمان.
تفکیک عمودی: عمق یا ارتفاع سلسله مراتب سازمانی.
تفکیک براساس مناطق جغرافیایی: میزان پراکندگی واحد‌ها و امکانات و نیروهای انسانی از لحاظ جغرافیایی تفکیک براساس مناطق جغرافیایی، میزان پراکندگی ادارات، کارخانجات و افراد سازمان براساس مناطق جغرافیایی را نشان می‌دهد. مفهوم تفکیک براساس مناطق جغرافیایی، با تفکیک عمودی نیز به کار می‌آید.
مقاله پیشنهادی: تنیدگی شغلی چیست؟
رسمیت
رسمیت به میزان یا حدی که مشاغل سازمانی استاندارد شده‌اند، اشاره می‌کند. اگر شغلی از میزان رسمیت بالایی برخوردار باشد، متصدی آن، برای انجام دادن فعالیتهای مربوط به آن شغل و اینکه چه موقعی انجام شود و چگونه باید انجام گردد از حداقل آزادی عمل برخوردار است.
در چنین حالتی از کارکنان انتظار می‌رود همیشه نهاده‌های یکسانی را با روش معینی به کار برند که به نتایج از پیش تعیین شده‌ای منجر گردد. از این رو وقتی رسمیت بالاست، شرح شغل‌های مشخص، قوانین و مقررات زیاد و دستورالعمل‌های روشن در خصوص فرایند کار در سازمان وجود دارند.
وقتی رسمیت کم است رفتار کارکنان به طور نسبی می‌تواند برنامه ریزی نشده باشد. در چنین موقعیتی، افراد در مشاغل خود در به کارگیری نقطه نظرات خود از آزادی عمل بیشتری برخوردارند.
تمرکز
تمرکز به سطوحی از سلسله مراتب اختیارات اتلاق می‌شود که می‌توانند تصمیماتی را بگیرند. در سازمان‌های متمرکز مدیران ارشد و آنان که در رأس سازمان هستند حق تصمیم گیری دارند.
در سازمان‌های غیرمتمرکز همین تصمیمات در سطوح پایین‌تر گرفته می‌شود. مسئله عدم تمرکز به یکی از مسائل غیر قابل حل تبدیل شده زیرا در سازمان‌هایی که دیوانسالاری به صورت صد درصد رعایت می‌شود همه تصمیمات به وسیله مدیریت عالی سازمان گرفته می‌شود و او بر سازمان کنترل کامل اعمال می‌کند.
ولی با بزرگتر شدن سازمان و بالارفتن تعداد کارکنان، واحد‌ها نمی توانند همه تصمیمات را به مقام عالی سازمان ارجاع دهند یا اینکه میزان بار تصمیم گیری به جایی می‌رسد که یک مقام ارشد نمی‌تواند آن را تحمل کند.
محیط کار خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟
معمولاً برای آنکه کارکنان در محیط کار خود به راحتی و با بازدهی بالا به کار بپردازند و نتایج خوبی را به سازمان‌هایشان ارائه دهند، لازم است تا در شرایط محیطی سالم و مناسب چه از نظر فیزیکی و چه از نظر روانی قرار گیرند.
ویژگیهای یک محیط کار خوب و مطلوب را می‌توان از سه جنبه مورد بررسی قرار داد:
- فیزیکی
محیط کار باید امکانات اولیه را دارا باشد مثلاً از لحاظ نور، تهویه، دوری از سروصدای محیطی و… مناسب باشد و ابزار و وسایل ابتدایی و مناسب کار در اختیار کارکنان قرار گیرد.
- حقوقی و انگیزشی
به طور مسلم همه انسان‌ها در درجه اول برای به دست آوردن پول کار می‌کنند و اگر در یک محیط کار همه امکانات فراهم باشد اما حقوق مکفی و مناسبی وجود نداشته باشد آن محیط را نمی‌توان محیط کار مطلوب نامید و بایستی در حد متعارف و متوسط جامعه به کارکنان حقوق و دستمزد مکفی پرداخت شود تا از ایجاد حس نارضایتی جلوگیری به عمل آید.
سبک مدیریتی در محل کار
اگر مدیریت سازمان بتواند افراد سالم و متخصص را جذب و استخدام نموده و در مرحله بعدی به وسیله عوامل انگیزشی و حقوقی آن‌ها را به نحو احسن در سازمان نگه دارد و سپس در جهت ارتقای دانش و پست سازمانی آن‌ها برآید، دقیقاً یک محیط کار مطلوب را ایجاد نموده است.
با توجه به نظریه‌های انگیزشی محیط کار، بایستی انگیزه‌های کاری فرد را تقویت و پایدار نگه داشت؛ زیرا قسمت اعظم وقت کارکنان در محیط کار سپری کارکنان هر سازمان با محیط کار و زندگی پیوسته سروکار دارند پس تعیین مرز بین آن‌ها کار مشکلی است.
آیا می‌دانید: اضطراب شغلی را چگونه کنترل کنیم؟
شاخص‌های محیط کار
- شاخص‌های شرایط محیطی کار مناسب از نظر فیزیکی
- پایین بودن میزان آلاینده‌های انسانی نظیر سر و صدا، گرد و غبار و…
- ایمن بودن محیط کار از نظر کاری
- نبودن زمینه‌های بالقوه بروز حوادث کاری
- آراستگی و منظم بودن ابزار کار
- حاکم شدن نظامهای زیست محیطی نظیرISO ۱۴۰۰۰
شاخص‌های محیط روانی و اجتماعی
- احساس شادابی و لذت از با هم بودن و در کنار هم کار کردن
- وجود اعتماد متقابل بین کارکنان و مدیران که این مهم برپایه عمل استوار باشد.
- راستی و درستی ملاک اساسی باشد.
- محیط برتر و مناسب کاری شرایطی را فراهم می‌کند که کلیه کارکنان به کاری که انجام می‌دهند احساس غرور و افتخار کنند.
- نبودن تبعیض یا احساس تبعیض، چرا که وجود تبعیض و احساس تبعیض به عنوان یکی از عوامل منفی موجب افت انگیزه، خستگی روانی و دل زدگی از کار و سازمان می‌گردد.
ارگونومی چیست؟
ارگونومی را می‌توان چنین تعریف کرد که علمی است که دانش حاصل از علوم انسانی را با مشاغل، سیستم‌ها، محصولات و محیط زیست با توجه به توانایی‌های جسمانی و روانی و محدودیت‌های انسانی مرتبط می‌سازد اما با توجه به تجارب علمی، و نیز با توجه به اجرای ارگونومی، تعریف زیر مفهوم ارگونومی را بهتر روشن می‌سازد:
ارگونومی عبارتست از علم بکارگیری بهینه از ابزار کار در محیط کاری، به نحوی که حداکثر بازدهی در تولیداتی که انسان در آن نقش دارد، بدست آید در حالی که کارگر یا کاربر حداکثر رضایت را از کاربرد ابزار مزبور و همچنین از محیط کاری دارد و میزان ایمنی لازم در کار برای کارگران و کاربران فراهم شده است.
در واقع ارگونومی یک علم چند رشته‌ای است که ارتباط متقابل تکنولوژی، محیط و نیازهای روحی و جسمانی انسان را برقرار می‌سازد. اهداف اساسی علم ارگونومی، بهبود نحوه انجام کار، روشهای کار و ابزار کار، و انطباق آن‌ها با ویژگیهای روانی و جسمی انسان است. البته باید توجه داشت که با مراعات اصول ارگونومی، فشار کاری و خستگی‌های بی مورد کاهش می‌یابد.
اقدامات جهت اجرای ارگونومی
- اندازه گیری ابعاد فیزیکی کارکنان از نظر قد،اندازه بدن، وزن و میزان چابکی و انعطاف پذیری بدن با ابزار‌ها و وسایل موجود در علم پزشکی
- اندازه گیری ابعاد و ویژگیهای روانی و شخصیتی کارکنان؛ یعنی تحلیل کارکنان از ابعاد و زوایای مختلف. همانند: ویژگیهای شخصیتی، علاقه ها، رضایت شغلی، درون گرایی و برون گرایی، هوش عاطفی، هوش منطقی و انگیزه ها، ادراکات، مفروضات ذهنی و اختلالات روانی فرد.
- بررسی ویژگیهای شغلی و ایمنی در مشاغل سازمانی به این منظور که چه فعالیتهای ریز و درشتی و با چه ابعادی از حجم و کیفیت و در چه محدوده زمانی و با چه تاثیری باید انجام گردد.
شرایط محیطی کار
محیط کار نامساعد و ناکافی بودن حقوق و مزایا از دلایل اساسی بی تفاوتی و بدگویی سازمانها و صنایع به درک ویژگی‌‌ها و پیچیدگی‌های روانی کارکنان در محیط کار داشته و نیاز به سرمایه گذاری‌های بلندمدت دربارۀ نیروی انسانی دارد.
ارزیابی‌های علمی در مورد محیط کار در دانشگاه به دو نگرش گستردۀ مربوط به کار دست یافته‌اند: درگیری شغلی و تعهد سازمانی. این دو نگرش شاخص‌های مناسبی از انگیزش افراد در کار فراهم می‌آورند.
روحیه کارکنان در شرایط محیطی
همۀ ما از این واقعیت آگاهیم که وضعیتی که در آن می‌کوشیم کاری را انجام دهیم به شدت بر کارآمدی و سرعت کوشش‌های ما اثر می‌گذارد. زمانی که به انجام کاری مشغول هستیم، محیط بی واسطه به اندازۀ توانایی واقعی ما برای انجام آن مؤثر است.
در میان عواملی که می‌توانند رفتار کارکنان را تحت تأثیر قرار دهند اوضاع فیزیکی محیط کار از همه بارزتر است. این اوضاع عبارت‌اند از: میزان نور، درجه حرارت، میزان سر و صدا، میزان و نوع مواد شیمیایی و آلوده کننده، مشخصه‌های زیبایی شناختی نظیر رنگ دیوار‌ها و کف محل کار، پخش موزیک، فضای سبز و چیدمان و نظایر اینها.
عوامل شرایط محیطی
حضور در محیط کار بخش زیادی از اوقات زندگی هر فرد شاغل را به خود اختصاص می‌دهد و جامعه برای تداوم حیات فرد به کار اعضای خود نیاز دارد. این نیاز از قرن‌ها پیش وجود داشته و در آینده نیز وجود خواهد داشت. البته ضرورت کار کردن برای انسان نه فقط به عنوان عامل ارضاء کنندۀ نیازهای مادی یا زیستی، بلکه به عنوان تأمین کنندۀ نیازهای اجتماعی و روانی مطرح است.
در نتیجه روشن است که آگاهی از وضعیت و لوازم مناسب برای انجام کار در افزایش بازدهی کار و انجام رضایت در کارکنان نقش مهمی ایفا می‌کند. مجموعۀ عوامل شرایط محیطی به ۴ گروه عمدۀ فیزیکی، روان شناختی، سازمانی و ماهیت کار و ۲۳ جزء یا عنصر تقسیم می‌شود. این عوامل و مؤلفه‌‌ها عبارت‌اند از:
- عامل فیزیکی
همۀ اجزاء و عناصر فیزیکی محیط کاری است که دربرگیرندۀ عناصر فضایی فیزیکی، امکانات رفاهی و بهداشتی، جنبه‌های زیبایی شناختی، تعداد کارکنان قسمت‌ها و ایمنی شغلی و وسایل و تجهیزات است.
به اجزاء و عناصری از شرایط محیطی اطلاق می‌شود که رفتار کارکنان را تحت تأثیر قرار داده و به نوعی محیط درونی کار اشاره می‌کند و مشتمل بر عناصر رضایت شغلی، روابط بین فردی، تعهدکاری، فشار روانی، شأن و منزلت و آزادی عمل است.
عامل سازمانی به جنبه‌های مختلف مربوط به ساختار سازمانی مربوط می‌شود و دربرگیرندۀ عناصر سبک رهبری، سلسله مراتب اداری، قوانین و بخش نامه ها، ارتقای شغلی، نقش‌های شغلی، آموزشهای ضمن خدمت، رسمی بودن، مشارکت در تصمیم گیری و ارزشیابی است.
به مجموعه ویژگیهای مرتبط با ماهیت کار اطلاق می‌شود که شامل تنوع کار، حقوق و مزایا، معناداری کار، حجم و فشردگی کار است.
طراحی شرایط محیطی کار
حتماً برای شما نیز شرایطی پیش آمده است که خواسته‌اید کاری را انجام دهید، ولی گرما یا سرمای شدید محیط کار باعث شده است که نتوانید آن کار را به درستی و با دقت انجام دهید.
در شرایطی نیز سر و صدای محلی که در آن کتاب می‌خوانده‌اید یا کار می‌کرده‌اید آنچنان زیاد بوده که احساس کرده‌اید تمرکز فکری شما به هم خورده است و قادر به یادگیری یا انجام دادن کار نیستید. در مواردی نیز در علاقۀ شما برای حضور در محل کار یا بی علاقگی نسبت به حضور در آن محل، نقش داشته است.
در اینجا قصد داریم با نتایج تحقیقات در این زمینه‌‌ها آشنا شویم و بعضی پیشنهادات سودمند را نیز جهت افزایش کارایی افراد در شرایط محیطی کار، ارائه دهیم.
سر و صدا
اگر در هنگام مطالعه احساس کرده باشید که سروصدای بلند رادیو، تلویزیون یا ماشین حواس شما را پرت می‌کند، در آن صورت متوجه خواهید شد که چرا روان شناسان به مطالعه در زمینۀ اثرات سر و صدا در محیط کار علاقه‌مند هستند.
برای شناخت همبستگی بین سر و صدا و عملکرد شغلی فرد، در آغاز باید گفت که همه سر و صدا‌ها با هم مشابه نیستند. ممکن است دو صوت دارای بلندی یکسان باشند و در عین حال، فراوانی (بسامد) این دو صوت متفاوت باشد.
یکی از عوامل تعیین کننده میزان اثر سر و صدا بر عملکرد افراد، تفاوت‌های فردی است. نتایج یک تحقیق در زمینۀ اثر تفاوت‌های فردی در حساسیت نسبت به سر و صدا در گروهی از دانشجویان دانشگاه نشان داده است که عملکرد تحصیلی دانشجویانی که نسبت به سر و صدا حساسیت بیشتری دارند، ضعیف تر است.
روشهای کاهش سر و صدا
یکی از روشهای مناسب برای کاهش سر و صدا، حذف یا به حداقل رسانیدن میزان سر و صداهای ناخواسته در محیط کار است. برای مثال اگر کارکنان از گوشیهای ضد صدا استفاده کنند، یا در محیط‌های به کار مشغول شوند که با وسایل ضد صدا مجهز شده است، کمتر دچار مشکل می‌شوند.
هرچند ممکن است کارکردن در چنین شرایطی از اثرات منفی سر و صدا بر سلامت افراد بکاهد، اما این احتمال نیز وجود دارد که سطح عملکرد کارکنان را در بعضی از مشاغل، پایین آورد.
یکی از روشهای مناسب برای کاهش میزان سر و صدای ماشین ها، بهره گیری از فناوری مهندسی است. برای مثال، استفاده از عایق لاستیکی در ماشین تحریر باعث می‌شود حرکات ارتعاشی آن کاهش پیدا کند یا بهره گیری از فن آوری اشعه لیزر باعث می‌گردد سر و صدای دستگاه‌های چاپگر رایانه‌‌ها کاهش یابد.
در آرمان پژوهان بخوانید: موفقیت شغلی چگونه بدست می‌آید؟
موسیقی
پخش موسیقی باعث افزایش عملکرد شغلی و روحیۀ کارگران در هنگام کار می‌شود. دلیل توجیهی این روش آن است که موسیقی باعث می‌شود دوره‌های خستگی کاهش پیدا کند و کارکنان هشیار باقی بمانند. در سال ۱۹۹۶ بیش از هزار سازمان، مشترکِ برنامۀ خاص پخش موسیقی برای کارکنان و مشتریان خود شدند.
موسیقی موزاک پیش از اینکه نوع خاصی از موسیقی تلقی شود، ترکیب معینی از انواع آهنگ‌های ویژه است.
در این برنامه هر روز۴۸۶ آهنگ پخش می‌شود، هر آهنگ به نحوی انتخاب شده است که شنیدن آن باعث حواسپرتی کارکنان نمی شود، هر ۱۵ دقیقه یک آهنگ پخش می‌شود و آهنگهایی که در آغاز پخش می‌شوند در مقایسه با آهنگهایی که در پایان شنیده می‌شوند کمتر محرک هستند.
هر چند استفاده از موسیقی هنگام انجام دادن کار در بسیاری از کشور‌ها متداول شده است، اما در مورد محرک یا اثربخش بودن آن تردیدهایی وجود دارد. به طور کلی، نتایج تحقیقات در تأیید این نکته است که کارکنان از شنیدن موسیقی در محل کار خود لذت می‌برند و معتقدند با شنیدن موسیقی در هنگام کار، بر میزان تولید آنان افزوده می‌شود.
اما واقعیت آن است که تعداد تحقیقات جامع و دقیق در زمینۀ اثرات واقعی موسیقی بر تولید، اندک است. اما نتایج کلی همین تحقیقات معدود نیز در تأیید مطلوب بودن موسیقی در هنگام کار بوده است.
درجۀ حرارت
وقتی درجۀ حرارت بدن بالاتر از حد هنجار (عادی) است، بدن آدمی به دو شیوه درجۀ حرارت خود را پایین می‌آورد. یکی از شیوه‌های کاهش درجۀ حرارت بدن، پرتوافشانی است که طی آن، حرارت اضافی از بدن خارج می‌شود. روش دیگر، تبخیر یا کاهش درجۀ حرارت بدن با شیوۀ عرق کردن است.
وقتی درجۀ حرارت بدن پایین تر از حد طبیعی است، عروق خونی منقبض می‌شوند. هر چند انقباض رگهای خونی باعث می‌شود حرارت بدن حفظ شود، اما به دلیل آنکه گردش خون کاهش پیدا می‌کند، به فرد احساس کرختی یا بی حسی دست می‌دهد.
درجۀ حرارت و نیز رطوبت هوا، در توانایی بدن انسان برای خنک شدن از طریق دور کردن گرما و تبخیر (عرق کردن) اثر می‌گذارند. وقتی درجۀ حرارت هوا بیشتر از درجۀ حرارت بدن است، بدن آدمی قادر به خارج کردن گرما نیست.
وقتی رطوبت هوا زیاد است، از دست دادن حرارت بدن از طریق تبخیر، مشکلتر می‌شود. بنابراین، درجۀ حرارت و رطوبت زیاد هوا باعث می‌شوند سیستم خنک کننده طبیعی بدن، کمتر اثربخش باشد.
طراحی محل کار
بسیاری از سازمانها نوع خاصی از طراحی محل کار را که اصطلاحا به آن فضای باز گفته می‌شود، در نظر گرفته‌اند.این نوع طراحی محل کار در آغاز به وسیله کارخانه‌های سازنده وسایل خانگی (آلمان) مورد استفاده قرار گرفت و طی آن دیوارهای اتاق‌ها برداشته شد و فضای کار وسعت پیدا کرد.
اجرای طرح فضای باز محل کار می‌تواند باعث افزایش تماس و ارتباط افراد با یکدیگر شود و هزینه آن در مقایسه با روشهای سنتی کمتر است، اما غالباً باعث کاهش بهره وری و رضایت شغلی کارکنان می‌شود.